業務の効率化（ムダ・ムリ・ムラの排除ＮＯ．３）

第５回目です。

どうする・・・どうする・・・請求書を発行するのに、マニュアルを見ながら時間との格闘です。

Ｈさん・Ｔさん・Ｉさんの奮闘によりとりあえず急場は凌げました。

本当に申し訳なく思うと同時に仕事のあり方として、このままで良いのか考えさせられるような出来事でした。

事務ローテーションについては前々から考えていましたが、いつか、いつかで先送りにしていました。

リスク管理面から言えば一番に取り組むべき問題でもありました。

問題は４部署あり、事業形態がまるで違うことです。

産業機器・ＦＡ事業部・石油ＳＳ事業部・環境機器事業部とあり、営業事務としては売上処理・請求処理・入金処理と同じですが、電算機もそれぞれ違うことから一から覚えなくてはなりません。

従って、手を空かしてからでなければ引継できない状況でもありました。

また、日常業務の量と質を客観的に把握することも十分できていませんでした。

そんな中で最初に事務ローテーション及び社内改革で最初に手を挙げてくれたのがＹさんでした。

Ｙさんは９年近く環境機器部門の事務員として精通し、ＬＰガス質量販売先への容器延滞料徴収を始め、１０ｋｇ以下容器買取制・回収強化・少額訴訟等さまざまな新しい施策を導入する営業事務としてのサポートをテキパキとしてくれていました。

また新入社員のＳさんが配属となり、しっかりと独り立ちできるよう育て上げた実績もありました。

さあ、新しい会社の姿を模索する日々の始まりです。

職場を自らの力で、効率的・快適・安全に変える、小さなことの積み重ねが大切です。言いかえると安く・正しく・早く・楽にするかです。

よく耳にする改善に必要な視点（８原則）

１．この仕事やめたら何が困るのか？
　→廃止の原則　やめる
２．もっと手抜きできないか？
　→ 削減の原則　へらす
３．誰にでもすぐにできるのか？
　→標準化の原則　変える
４．手作業を少なくできないか？
　→機械化の原則　変える
５．ムリに複雑化していないか？
　→容易化の原則 　変える
６．計画的に段取りよく進められないか？
　→計画化の原則　変える
７．仕事の平準化ができないか？
　→同期化の原則　変える
８．仕事の分担を変えることで効率アップできないか？
　→分担検討の原則　変える

テーマは山ほどあります。

１． 最適な内部管理体制の構築（資産保全）
① 支払期日に入金されていない客先のチェック
（予定日３日後に所属長通知、回答要）
② 延滞先への法的手続きへ移行の制度化
③ 帳票関係の維新
２． 領収書印紙後納の採用
３． 手形レス、集金業務を極力減らす。（オリックスｅ－Ｃａｓｈ）
４． 請求書の本社発送、入金処理
５． 携帯電話個人使用分の見える化、コストダウン（ａｕからソフトバンク切り替え）
６． ノー残業日の制定
７．車両の管理（リース化）
８．コピーの多機能複合機化
９．不要な帳票の廃棄（スリム化）
１０．銀行口座の集約化
１１．売掛残高照合発行（全数）
１２．電話代節約（全社員に携帯）
１３．ＢＣＰ安否確認（セコム）
１４．事務所開閉記録
１５．サンキュウカード
１６．提案運動
１７．アメーバ会議（プラン・ドウ・チェック）
１８．全社発表会

出来るまでやり遂げる覚悟です。

次回をお楽しみに！