日常業務の効率化（ムダ・ムリ・ムラの排除ＮＯ．１）

３回目です。

リーマンショックでは想像を絶する売上の落ち込みと先行きの不透明感の恐怖に怯えました。こんなときこそ、落ち着いて業務改善ＩＳＯに着手すべきチャンスと捉えました。

まず最初は、経理部門です。

２０年以上誰も疑問を抱かず、他社事例を参考にするでもなく、頑固に手堅くひたむきに、時間をかけて処理をしていました。それで良しと思っていました。

そこへ新しくＮさんが入り、多方面からの見直しが始まりました。

１．一番の問題は月次試算表早期化（月次決算の促進）

翌月中にできないこともありました。儲かっているのかどうか判断が遅れます。月次と言わず日次決算をしている事業所があると耳にしたこともありました。

「当社は何にそんなに手間がかかり遅いのか？やり方が悪いのか？」がわからず、Ｋコンサルタントに依頼し、翌２７日までに作成できるフローを作成しました。

①一度入力されたデータは重複作業をせず、帳票集計に活かす（コピー＆ペースト）
②現金主義から発生主義に経理処理を変更する。
③総務事務と経理事務の仕訳をし、優先順位を決める。
④一連のフロー図を見える化し、営業支援事務との相互確認。
⑤業務改善の横展開（経理だけでなく営業事務にも）。
⑥手書き業務を極力減らす、経理の熟練者でなくともできるような仕組みにする。

２．ネットバンキングの導入（支払業務の効率化）

①現金立替経費の都度精算の廃止（個人口座に振り込み）。
②仮払金の下限設定（３，０００円以上）、　３，０００円以下は①を適用。
③金融機関窓口での支払手続き廃止。
④入金仕訳のデジタル化。

３． 手書き入金日計表の見直し（一部廃止）

事業部毎に請求書を発送しています。電算システムも産業機器事業部用、石油ＳＳ事業部用、環境機器事業部用とあるからです。
従って、１ユーザーで３通の請求書が届き一括で入金があり、手作業で集計し確認しながら確実にＳさんが振分け、日計表を作成していました。

大変だ～
大変だ～
でも始めるしかありません。

①値引き調整、手数料の是非の見直し（ルール化）。
②マッチングマクロでの照合確認。

慣れた業務を変えることは簡単に行きません。
プライドと不安と涙・・・・

次回をお楽しみに！！