日常業務の効率化（ムダ・ムリ・ムラの排除ＮＯ．２）

４回目です。

宋文洲さんの本に「猫の話」が出ていました。


欧州のある古い教会での話です。

教会の神父が野良猫を飼っていました。

彼が祭壇の前でお祈りするときも猫が悪戯したりするため、
お祈り中は猫を紐でつなげるようにしていました。

やがてこの神父が亡くなり、二代目の神父がその猫を世話して、同じようにお祈り中に祭壇の脚に猫をつなげるようにしていました。

三代目の神父はいつも猫を祭壇の脚につなげる先輩神父のことを思い出し、自分も猫を飼って同じようにお祈り中に猫を祭壇の脚につなげていました。

四代目の神父は面倒臭がり屋で生きた猫ではなく石の猫を作り、祭壇の脚の横に置くようにしました。

そして、五代目の神父は、床に置かれている石の猫を邪魔だと思い、祭壇の上に置きました。

六代目以降の神父たちは、常に石の猫に向かってお祈りするようになり、いつのまにかこの教会ではあの石の猫は祭壇上の神聖なる存在になり、誰もその経緯を知りません。


これが「ストーン・キャット」の話です。

我々人間は、いつもやっていることを神聖化する癖があります。

長くやってきたことに対しては、必ず意味があると思い込んでしまいます。

つまり、その時代や状況に応じて、たまたまできた制度や仕組み・方法などをしばらく続けると、まるで神聖なルールのようになってしまい、誰もその存在理由と合理性を問わなくなります。


ただでさえ手一杯で残業までしているのに、
どうして私がやらなければいけないのか？
私がやっていることを否定しているのか？
私の仕事がなくなってしまうのではないか？

と経理部ベテランのＳさんは戸惑いました。

繰り返し方向性について話し合いをして、うなずいてもらうものの、心底から切り替えることへの理解をして頂くことは、簡単には行きませんでした。

そうです。人は慣れたことを変えることに大きな抵抗を感じます。それが普通なのです。

ですが仕事は仕事です。
全体最適を目指し決めた方向に進みます。

実はこの業務の効率化を考えるスタートは業務のタコつぼ化の問題でした。

この仕事は○○さんに長年同じ業務を担当してもらった弊害により発生しました。

確かに熟練し、精度は上がりましたが、一人しかいない危険（リスク）が抜けていました。

事務のローテーションをしてないことから、突然の休暇等で
業務に大きな支障がでることが、ある事件をきっかけに明白となりました。

請求書が出せません・・・・
エ－！

次回をお楽しみに！！

日常業務の効率化（ムダ・ムリ・ムラの排除ＮＯ．１）

３回目です。

リーマンショックでは想像を絶する売上の落ち込みと先行きの不透明感の恐怖に怯えました。こんなときこそ、落ち着いて業務改善ＩＳＯに着手すべきチャンスと捉えました。

まず最初は、経理部門です。

２０年以上誰も疑問を抱かず、他社事例を参考にするでもなく、頑固に手堅くひたむきに、時間をかけて処理をしていました。それで良しと思っていました。

そこへ新しくＮさんが入り、多方面からの見直しが始まりました。

１．一番の問題は月次試算表早期化（月次決算の促進）

翌月中にできないこともありました。儲かっているのかどうか判断が遅れます。月次と言わず日次決算をしている事業所があると耳にしたこともありました。

「当社は何にそんなに手間がかかり遅いのか？やり方が悪いのか？」がわからず、Ｋコンサルタントに依頼し、翌２７日までに作成できるフローを作成しました。

①一度入力されたデータは重複作業をせず、帳票集計に活かす（コピー＆ペースト）
②現金主義から発生主義に経理処理を変更する。
③総務事務と経理事務の仕訳をし、優先順位を決める。
④一連のフロー図を見える化し、営業支援事務との相互確認。
⑤業務改善の横展開（経理だけでなく営業事務にも）。
⑥手書き業務を極力減らす、経理の熟練者でなくともできるような仕組みにする。

２．ネットバンキングの導入（支払業務の効率化）

①現金立替経費の都度精算の廃止（個人口座に振り込み）。
②仮払金の下限設定（３，０００円以上）、　３，０００円以下は①を適用。
③金融機関窓口での支払手続き廃止。
④入金仕訳のデジタル化。

３． 手書き入金日計表の見直し（一部廃止）

事業部毎に請求書を発送しています。電算システムも産業機器事業部用、石油ＳＳ事業部用、環境機器事業部用とあるからです。
従って、１ユーザーで３通の請求書が届き一括で入金があり、手作業で集計し確認しながら確実にＳさんが振分け、日計表を作成していました。

大変だ～
大変だ～
でも始めるしかありません。

①値引き調整、手数料の是非の見直し（ルール化）。
②マッチングマクロでの照合確認。

慣れた業務を変えることは簡単に行きません。
プライドと不安と涙・・・・

次回をお楽しみに！！