ペーパーレス！

２回目です。

ＩＳＯの複合化を始めると新しく作成した資料の配布管理の煩わしさが頭をよぎります。

どうせなら、ペーパーレスにならないかな？と思いつつ以前に情報の共有、営業日報等の見える化で導入したＮＩコラボでの運用に取り組むこととなりました。

お恥ずかしい話ですが、過去には管理文書を紛失することもありました。渡したはず、提出したつもり・・・で、それぞれが時間をかけて探すも見当たらず再発行となりました。

今回、管理文書の捺印が必要なのかどうかも含めて再検討することになりました。

結論は、ＩＳＯの要求事項では書類への捺印は求められてはいないことから、印に代わる名前の登録で済ますこととしました。

試行錯誤から始めましたがＳさんとＩさんがわかりやすい手順書を作成してくれましたので何の問題もなくペーパーレスに移行できました。

管理責任者である私が勝手に「大変だ」「難しい」「やったことがない」「いそがしい」と思っていただけで社員の皆さんの努力もさることながら適応力には頭が下がりました。
感謝！感謝！

リアルタイムでクレーム報告は手書きでないため読みやすく、社内回覧通知できるし、資料が何処で停滞しているのかも即座に解ります。
もっと早く導入すれば良かったと反省しています。

その後、すべてのＩＳＯ配布資料はペーパーレスに移行完了し、総務関係の各種届出（稟議書・勤怠届け等）も同様にペーパーレスにできました。

但し、一部石油ＳＳ事業部の方から個人専用パソコンでないことから使い勝手が悪いと不満が出ました。しかし、通常日報及び見積等作成業務が少ないことから当面現状での了承を得ました。

土俵はできました、さてその次には、いかに社長の想いを理解して実践するかです。

●第一ステップ（小学生）決められたことをキチンと守る。

●第二ステップ（中学生）内容を正しく理解し、運用の間違いを指摘できる。

●第三ステップ（高校生）現状打破、新しい顧客満足が生み出せる。

しかし、一番大切ななぜなぜ問答をしてみます。

Ｑ．何のためにＩＳＯを採用しているのか？

Ａ．品質ではとことん顧客満足を高めるため、環境では不測の事態（ガス事故・油流失等）の未然防止により環境保全に取り組むためのツールです。

Ｑ．何のために顧客満足を高めるのですか？

Ａ．すべてはお客様スタートです。お客様の要求がなければ事業もあり得ません。お客様から選択されるには信頼を寄せて頂くことです。それにはお客様が当社のサービスに満足して頂かなければなりません。

Ｑ．なぜ不測の事態の未然防止が必要なのか？

Ａ．高圧ガス、医療ガス、石油製品は人的ミス、整備ミスにより漏洩、爆発、死亡等の重大災害を引き起こします。過失による損害賠償額は無限大で事業 継続も危ぶまれます。そこで、リスクを洗い出し、危険性と有害性と発生のおそれのある災害を調査し、想定して、受け入れ可能な程度(安全)に抑えてあるか確認するものである。

次回をお楽しみに！！

小売業における品質と環境の複合化

当社ＩＳＯ経歴
○ＩＳＯ９００１認証　　 ２００２年２月２８日　　
○ＩＳＯ１４００１認証 　２００３年４月２５日　　

導入した動機は、大手企業が率先して環境ＩＳＯを導入しはじめたことでした。

当初、環境ＩＳＯを優先すべきであると思いましたが、社内における商品販売における一連のマニュアルもなかったことから品質ＩＳＯから取り組みました。

コンサルの指導を受け、他社マニュアルを見よう見まねで理想の姿を現実にダブらせていました。いままで、頭で理解して、暗黙のルールとして行ってきたことを言語にする難しさと同時にいい加減だったことが露見しました。それでもＭさんがけん引役となり、事務局員Ｓさんの奮闘により、形は出来上がり認証を受けることができました。

導入時の品質方針
①販売及び事務要員の対する資質の向上
②遅配・誤配の撲滅
③お客様の事故防止に努める
④情報の５Ｓ（整理・整頓・清掃・清潔・躾）

スタートこそしましたが、いやー参ったマイッタまいった。クレームのオンパレードです。
・ガソシリン車に軽油を間違えて給油した。
・充填した高圧ガス容器のはずが空瓶であった。
・ＬＰガスの容器バルブ開閉ミスによりガス欠を引き起こす。
でも、起きてしまったことは事実であり仕方ありません。会社の実力です。
社員教育とマニュアル等の見直しを最優先に再発防止に向け取り組みました。

１０年たてば定着し、見よう見まねで作ったマニュアルも会社の文化になると信じて、お客様へより高いサービスの提供ができることを願いながらの日々。以上が品質です。


環境ＩＳＯはやはり同じコンサルにお願いし導入しました。他社のマニュアルを参考にしました。

環境方針
①資源エネルギーの節約
②再資源化
③廃棄物の削減
④不測の事態の未然防止
⑤顧客、地域社会の環境保全改善への協力、貢献

ごみ・電気・ガソリンを数値目標を設け、削減に取り組みましたが、製造工場でもないため、環境負荷がとても低い中、ごみの排出量、アイドリングストップ、空調温度設定等試みましたが、物が売れればごみもガソリンも増え、その整合性を持たせれないまま、３年経過した時点でごみ・電気・ガソリンを卒業して業務直結型目標に進み現在に至っております。

２００９年１１月、導入後７年を経過したＱＭＳの見直しと内部監査工数、外部審査費用の減額を目的に複合化に向け取り組むこととなる。
大前提にはＩＭＳ（９００１，１４００１，ＯＨＳＡＳ１８００１労働安全衛生）を含めるとベストと考えました。重複機能も多く、仕事を進めるとき「安全」に注意して行うが、不良品をつくるのは「品質」の問題になり、これが廃棄物を増やす「環境」に影響を与える。これを別々に管理することはムダであることから、良いとは思いましたが次回のチャレンジ目標としました。

コンサルの依頼を既存の認証機関にするのか、中産連、ネットで悩みました。３社に同じ内容での見積を頂き、説明を聞かせて頂きました。結果、中産連の主任コンサルタント畑澤　馨氏が一番ベストで合ったためお願いすることにしました。
ポイントは、マニュアルの運用事体は問題ないので、いかに早く簡略化したシステムの構築が出来るかでした。幸いに畑澤氏は打ち合わせの途中で都度マニュアルの変更をパソコン上で行うので事務局員の修正工数が極端に削減できることです。

スケジュール
■２０１０／１／１１　システム再構築　環境影響評価表・統合マニュアル作成・規定類統合・帳票・手順・書類統合
■１／２９、２／１２・２６、３／１１・２９　以上６回でマニュアル完成
■４／１　下期運用開始　環境ＩＳＯ対象事業所に２ケ所追加（豊橋・南ｓｓ）
■１１／１７・１８　複合受審審査　 　　

次回をお楽しみに！