業務の効率化（ムダ・ムリ・ムラの排除ＮＯ．３）

第５回目です。

どうする・・・どうする・・・請求書を発行するのに、マニュアルを見ながら時間との格闘です。

Ｈさん・Ｔさん・Ｉさんの奮闘によりとりあえず急場は凌げました。

本当に申し訳なく思うと同時に仕事のあり方として、このままで良いのか考えさせられるような出来事でした。

事務ローテーションについては前々から考えていましたが、いつか、いつかで先送りにしていました。

リスク管理面から言えば一番に取り組むべき問題でもありました。

問題は４部署あり、事業形態がまるで違うことです。

産業機器・ＦＡ事業部・石油ＳＳ事業部・環境機器事業部とあり、営業事務としては売上処理・請求処理・入金処理と同じですが、電算機もそれぞれ違うことから一から覚えなくてはなりません。

従って、手を空かしてからでなければ引継できない状況でもありました。

また、日常業務の量と質を客観的に把握することも十分できていませんでした。

そんな中で最初に事務ローテーション及び社内改革で最初に手を挙げてくれたのがＹさんでした。

Ｙさんは９年近く環境機器部門の事務員として精通し、ＬＰガス質量販売先への容器延滞料徴収を始め、１０ｋｇ以下容器買取制・回収強化・少額訴訟等さまざまな新しい施策を導入する営業事務としてのサポートをテキパキとしてくれていました。

また新入社員のＳさんが配属となり、しっかりと独り立ちできるよう育て上げた実績もありました。

さあ、新しい会社の姿を模索する日々の始まりです。

職場を自らの力で、効率的・快適・安全に変える、小さなことの積み重ねが大切です。言いかえると安く・正しく・早く・楽にするかです。

よく耳にする改善に必要な視点（８原則）

１．この仕事やめたら何が困るのか？
　→廃止の原則　やめる
２．もっと手抜きできないか？
　→ 削減の原則　へらす
３．誰にでもすぐにできるのか？
　→標準化の原則　変える
４．手作業を少なくできないか？
　→機械化の原則　変える
５．ムリに複雑化していないか？
　→容易化の原則 　変える
６．計画的に段取りよく進められないか？
　→計画化の原則　変える
７．仕事の平準化ができないか？
　→同期化の原則　変える
８．仕事の分担を変えることで効率アップできないか？
　→分担検討の原則　変える

テーマは山ほどあります。

１． 最適な内部管理体制の構築（資産保全）
① 支払期日に入金されていない客先のチェック
（予定日３日後に所属長通知、回答要）
② 延滞先への法的手続きへ移行の制度化
③ 帳票関係の維新
２． 領収書印紙後納の採用
３． 手形レス、集金業務を極力減らす。（オリックスｅ－Ｃａｓｈ）
４． 請求書の本社発送、入金処理
５． 携帯電話個人使用分の見える化、コストダウン（ａｕからソフトバンク切り替え）
６． ノー残業日の制定
７．車両の管理（リース化）
８．コピーの多機能複合機化
９．不要な帳票の廃棄（スリム化）
１０．銀行口座の集約化
１１．売掛残高照合発行（全数）
１２．電話代節約（全社員に携帯）
１３．ＢＣＰ安否確認（セコム）
１４．事務所開閉記録
１５．サンキュウカード
１６．提案運動
１７．アメーバ会議（プラン・ドウ・チェック）
１８．全社発表会

出来るまでやり遂げる覚悟です。

次回をお楽しみに！

日常業務の効率化（ムダ・ムリ・ムラの排除ＮＯ．２）

４回目です。

宋文洲さんの本に「猫の話」が出ていました。


欧州のある古い教会での話です。

教会の神父が野良猫を飼っていました。

彼が祭壇の前でお祈りするときも猫が悪戯したりするため、
お祈り中は猫を紐でつなげるようにしていました。

やがてこの神父が亡くなり、二代目の神父がその猫を世話して、同じようにお祈り中に祭壇の脚に猫をつなげるようにしていました。

三代目の神父はいつも猫を祭壇の脚につなげる先輩神父のことを思い出し、自分も猫を飼って同じようにお祈り中に猫を祭壇の脚につなげていました。

四代目の神父は面倒臭がり屋で生きた猫ではなく石の猫を作り、祭壇の脚の横に置くようにしました。

そして、五代目の神父は、床に置かれている石の猫を邪魔だと思い、祭壇の上に置きました。

六代目以降の神父たちは、常に石の猫に向かってお祈りするようになり、いつのまにかこの教会ではあの石の猫は祭壇上の神聖なる存在になり、誰もその経緯を知りません。


これが「ストーン・キャット」の話です。

我々人間は、いつもやっていることを神聖化する癖があります。

長くやってきたことに対しては、必ず意味があると思い込んでしまいます。

つまり、その時代や状況に応じて、たまたまできた制度や仕組み・方法などをしばらく続けると、まるで神聖なルールのようになってしまい、誰もその存在理由と合理性を問わなくなります。


ただでさえ手一杯で残業までしているのに、
どうして私がやらなければいけないのか？
私がやっていることを否定しているのか？
私の仕事がなくなってしまうのではないか？

と経理部ベテランのＳさんは戸惑いました。

繰り返し方向性について話し合いをして、うなずいてもらうものの、心底から切り替えることへの理解をして頂くことは、簡単には行きませんでした。

そうです。人は慣れたことを変えることに大きな抵抗を感じます。それが普通なのです。

ですが仕事は仕事です。
全体最適を目指し決めた方向に進みます。

実はこの業務の効率化を考えるスタートは業務のタコつぼ化の問題でした。

この仕事は○○さんに長年同じ業務を担当してもらった弊害により発生しました。

確かに熟練し、精度は上がりましたが、一人しかいない危険（リスク）が抜けていました。

事務のローテーションをしてないことから、突然の休暇等で
業務に大きな支障がでることが、ある事件をきっかけに明白となりました。

請求書が出せません・・・・
エ－！

次回をお楽しみに！！

日常業務の効率化（ムダ・ムリ・ムラの排除ＮＯ．１）

３回目です。

リーマンショックでは想像を絶する売上の落ち込みと先行きの不透明感の恐怖に怯えました。こんなときこそ、落ち着いて業務改善ＩＳＯに着手すべきチャンスと捉えました。

まず最初は、経理部門です。

２０年以上誰も疑問を抱かず、他社事例を参考にするでもなく、頑固に手堅くひたむきに、時間をかけて処理をしていました。それで良しと思っていました。

そこへ新しくＮさんが入り、多方面からの見直しが始まりました。

１．一番の問題は月次試算表早期化（月次決算の促進）

翌月中にできないこともありました。儲かっているのかどうか判断が遅れます。月次と言わず日次決算をしている事業所があると耳にしたこともありました。

「当社は何にそんなに手間がかかり遅いのか？やり方が悪いのか？」がわからず、Ｋコンサルタントに依頼し、翌２７日までに作成できるフローを作成しました。

①一度入力されたデータは重複作業をせず、帳票集計に活かす（コピー＆ペースト）
②現金主義から発生主義に経理処理を変更する。
③総務事務と経理事務の仕訳をし、優先順位を決める。
④一連のフロー図を見える化し、営業支援事務との相互確認。
⑤業務改善の横展開（経理だけでなく営業事務にも）。
⑥手書き業務を極力減らす、経理の熟練者でなくともできるような仕組みにする。

２．ネットバンキングの導入（支払業務の効率化）

①現金立替経費の都度精算の廃止（個人口座に振り込み）。
②仮払金の下限設定（３，０００円以上）、　３，０００円以下は①を適用。
③金融機関窓口での支払手続き廃止。
④入金仕訳のデジタル化。

３． 手書き入金日計表の見直し（一部廃止）

事業部毎に請求書を発送しています。電算システムも産業機器事業部用、石油ＳＳ事業部用、環境機器事業部用とあるからです。
従って、１ユーザーで３通の請求書が届き一括で入金があり、手作業で集計し確認しながら確実にＳさんが振分け、日計表を作成していました。

大変だ～
大変だ～
でも始めるしかありません。

①値引き調整、手数料の是非の見直し（ルール化）。
②マッチングマクロでの照合確認。

慣れた業務を変えることは簡単に行きません。
プライドと不安と涙・・・・

次回をお楽しみに！！

ペーパーレス！

２回目です。

ＩＳＯの複合化を始めると新しく作成した資料の配布管理の煩わしさが頭をよぎります。

どうせなら、ペーパーレスにならないかな？と思いつつ以前に情報の共有、営業日報等の見える化で導入したＮＩコラボでの運用に取り組むこととなりました。

お恥ずかしい話ですが、過去には管理文書を紛失することもありました。渡したはず、提出したつもり・・・で、それぞれが時間をかけて探すも見当たらず再発行となりました。

今回、管理文書の捺印が必要なのかどうかも含めて再検討することになりました。

結論は、ＩＳＯの要求事項では書類への捺印は求められてはいないことから、印に代わる名前の登録で済ますこととしました。

試行錯誤から始めましたがＳさんとＩさんがわかりやすい手順書を作成してくれましたので何の問題もなくペーパーレスに移行できました。

管理責任者である私が勝手に「大変だ」「難しい」「やったことがない」「いそがしい」と思っていただけで社員の皆さんの努力もさることながら適応力には頭が下がりました。
感謝！感謝！

リアルタイムでクレーム報告は手書きでないため読みやすく、社内回覧通知できるし、資料が何処で停滞しているのかも即座に解ります。
もっと早く導入すれば良かったと反省しています。

その後、すべてのＩＳＯ配布資料はペーパーレスに移行完了し、総務関係の各種届出（稟議書・勤怠届け等）も同様にペーパーレスにできました。

但し、一部石油ＳＳ事業部の方から個人専用パソコンでないことから使い勝手が悪いと不満が出ました。しかし、通常日報及び見積等作成業務が少ないことから当面現状での了承を得ました。

土俵はできました、さてその次には、いかに社長の想いを理解して実践するかです。

●第一ステップ（小学生）決められたことをキチンと守る。

●第二ステップ（中学生）内容を正しく理解し、運用の間違いを指摘できる。

●第三ステップ（高校生）現状打破、新しい顧客満足が生み出せる。

しかし、一番大切ななぜなぜ問答をしてみます。

Ｑ．何のためにＩＳＯを採用しているのか？

Ａ．品質ではとことん顧客満足を高めるため、環境では不測の事態（ガス事故・油流失等）の未然防止により環境保全に取り組むためのツールです。

Ｑ．何のために顧客満足を高めるのですか？

Ａ．すべてはお客様スタートです。お客様の要求がなければ事業もあり得ません。お客様から選択されるには信頼を寄せて頂くことです。それにはお客様が当社のサービスに満足して頂かなければなりません。

Ｑ．なぜ不測の事態の未然防止が必要なのか？

Ａ．高圧ガス、医療ガス、石油製品は人的ミス、整備ミスにより漏洩、爆発、死亡等の重大災害を引き起こします。過失による損害賠償額は無限大で事業 継続も危ぶまれます。そこで、リスクを洗い出し、危険性と有害性と発生のおそれのある災害を調査し、想定して、受け入れ可能な程度(安全)に抑えてあるか確認するものである。

次回をお楽しみに！！

小売業における品質と環境の複合化

当社ＩＳＯ経歴
○ＩＳＯ９００１認証　　 ２００２年２月２８日　　
○ＩＳＯ１４００１認証 　２００３年４月２５日　　

導入した動機は、大手企業が率先して環境ＩＳＯを導入しはじめたことでした。

当初、環境ＩＳＯを優先すべきであると思いましたが、社内における商品販売における一連のマニュアルもなかったことから品質ＩＳＯから取り組みました。

コンサルの指導を受け、他社マニュアルを見よう見まねで理想の姿を現実にダブらせていました。いままで、頭で理解して、暗黙のルールとして行ってきたことを言語にする難しさと同時にいい加減だったことが露見しました。それでもＭさんがけん引役となり、事務局員Ｓさんの奮闘により、形は出来上がり認証を受けることができました。

導入時の品質方針
①販売及び事務要員の対する資質の向上
②遅配・誤配の撲滅
③お客様の事故防止に努める
④情報の５Ｓ（整理・整頓・清掃・清潔・躾）

スタートこそしましたが、いやー参ったマイッタまいった。クレームのオンパレードです。
・ガソシリン車に軽油を間違えて給油した。
・充填した高圧ガス容器のはずが空瓶であった。
・ＬＰガスの容器バルブ開閉ミスによりガス欠を引き起こす。
でも、起きてしまったことは事実であり仕方ありません。会社の実力です。
社員教育とマニュアル等の見直しを最優先に再発防止に向け取り組みました。

１０年たてば定着し、見よう見まねで作ったマニュアルも会社の文化になると信じて、お客様へより高いサービスの提供ができることを願いながらの日々。以上が品質です。


環境ＩＳＯはやはり同じコンサルにお願いし導入しました。他社のマニュアルを参考にしました。

環境方針
①資源エネルギーの節約
②再資源化
③廃棄物の削減
④不測の事態の未然防止
⑤顧客、地域社会の環境保全改善への協力、貢献

ごみ・電気・ガソリンを数値目標を設け、削減に取り組みましたが、製造工場でもないため、環境負荷がとても低い中、ごみの排出量、アイドリングストップ、空調温度設定等試みましたが、物が売れればごみもガソリンも増え、その整合性を持たせれないまま、３年経過した時点でごみ・電気・ガソリンを卒業して業務直結型目標に進み現在に至っております。

２００９年１１月、導入後７年を経過したＱＭＳの見直しと内部監査工数、外部審査費用の減額を目的に複合化に向け取り組むこととなる。
大前提にはＩＭＳ（９００１，１４００１，ＯＨＳＡＳ１８００１労働安全衛生）を含めるとベストと考えました。重複機能も多く、仕事を進めるとき「安全」に注意して行うが、不良品をつくるのは「品質」の問題になり、これが廃棄物を増やす「環境」に影響を与える。これを別々に管理することはムダであることから、良いとは思いましたが次回のチャレンジ目標としました。

コンサルの依頼を既存の認証機関にするのか、中産連、ネットで悩みました。３社に同じ内容での見積を頂き、説明を聞かせて頂きました。結果、中産連の主任コンサルタント畑澤　馨氏が一番ベストで合ったためお願いすることにしました。
ポイントは、マニュアルの運用事体は問題ないので、いかに早く簡略化したシステムの構築が出来るかでした。幸いに畑澤氏は打ち合わせの途中で都度マニュアルの変更をパソコン上で行うので事務局員の修正工数が極端に削減できることです。

スケジュール
■２０１０／１／１１　システム再構築　環境影響評価表・統合マニュアル作成・規定類統合・帳票・手順・書類統合
■１／２９、２／１２・２６、３／１１・２９　以上６回でマニュアル完成
■４／１　下期運用開始　環境ＩＳＯ対象事業所に２ケ所追加（豊橋・南ｓｓ）
■１１／１７・１８　複合受審審査　 　　

次回をお楽しみに！